Nejjednodušší cestou je použití softwarového nástroje pro editaci a validaci XML dokumentů. Tyto softwarové nástroje mohou být buď zakotveny do aplikace použité pro prohlížení XML dokumentu nebo mohou být samostatné.
Ačkoliv XML dokumenty mohou být editovány jakýmkoli textovým procesorem, použití specifického nástroje proces významně zjednodušuje a snižuje počet chyb.
Validační nástroj ověřuje, zda-li XML dokument – vlastní obchodní zpráva – vyhovuje XML schématu, standardizované struktuře a obsahové definici zprávy.