Doporučený postup pro zapojení do systému GS1 v České republice

Správa systému GS1 a tedy i zapojení do tohoto systému spadá v České republice do kompetence sdružení GS1 Czech Republic, které je členskou organizací GS1.

Prostřednictvím GS1 Czech Republic se mohou do systému GS1 zapojit všechny právnické nebo fyzické osoby, které jsou zaregistrovány na území České republiky a které se podpisem obchodní smlouvy zaváží k dodržování organizačních, metodických a technických podmínek systému.

Doklady a informační materiály potřebné pro zapojení do systému GS1 jsou součástí tzv. registrační složky, která obsahuje :

•  Doporučený postup
•  Základní informace
•  Přihlášku k zapojení žadatele do systému GS1
•  Obchodní smlouvu (2 výtisky)

Žadatel obdrží tuto složku na adrese:

GS1 Czech Republic                              T +420 234 633 145

Na Pankráci 30                                     F +420 234 633 147

140 00 Praha 4                                     E info@gs1cz.org

Abychom Vás mohli zařadit do databáze zájemců o členství, sdělte nám prosím ve své žádosti o registrační složku IČ firmy (nebo fyzické osoby), pro kterou chcete členství sjednat! Doporučený postup, Základní informace a Přihláška k zapojení jsou dostupné rovněž na webové stránce www.gs1cz.org v sekci Registrace. Prostřednictvím této sekce se může žadatel seznámit také se vzory obchodních smluv, jejichž součástí jsou i poplatky a platební podmínky.

Jak postupovat po získání registrační složky

Krok 1

Seznámit se s materiálem Základní informace a posoudit rozsah využívání systému GS1 ve firmě žadatele

- co se bude označovat, zda to bude zboží nebo služba, v jaké úrovni balení, zda půjde o identifikaci spotřebitelských, obchodních nebo logistických jednotek, zda se firma zapojí do elektronické výměny dat apod.

Krok 2

Seznámit se s Obchodní smlouvou a posoudit, který typ obchodní smlouvy je vhodný vzhledem k činnosti firmy. GS1 Czech Republic používá dva typy obchodní smlouvy:

a) typ OSO, který je určen pro výrobce, obchodníky, distributory, logistické firmy,

vydavatele kupónů, platebních dokladů nebo tzv. slevových karet;

b) typ OST, který je určen pro technické a polygrafické firmy, poskytovatele EDI

služeb, případně pro spolupracující instituce.

Krok 3

Vyplnit všechny požadované údaje do formuláře Přihláška k zapojení žadatele do systému GS1 a zajistit podpis statutárního zástupce firmy nebo zplnomocněného pracovníka.

Vyplnit všechny údaje požadované v záhlaví příslušné Obchodní smlouvy a rovněž zajistit podpis statutárního zástupce firmy nebo zplnomocněného pracovníka.

Přiložit kopii platného Výpisu z Obchodního rejstříku nebo Živnostenského listu, případně plnou moc od statutárního zástupce na zplnomocněného pracovníka.

Krok 4

Předat doklady potřebné pro registraci ke zpracování do GS1 Czech Republic a to buďto poštou nebo osobně. V případě osobní návštěvy, která proces registrace výrazně urychlí, je vhodné si telefonicky dohodnout schůzku přímo s některým z pracovníků GS1 Czech Republic. Součástí osobní návštěvy je seznámení nového uživatele se základními principy systému GS1, případně s možnostmi využití systému v dané firmě.

GS1 Czech Republic po obdržení dokladů pro registraci nového uživatele provede kontrolu úplnosti požadovaných informací a vystaví v souladu s uzavřenou Obchodní smlouvou dvě faktury (daňové doklady), a to na vstupní a na provozní poplatek.

Po obdržení úhrady obou faktur je žadatel obratem vyrozuměn o zařazení firmy do systému GS1. Vyrozumění se zasílá doporučeným dopisem, ve kterém je uvedeno přidělené identifikační číslo firmy v rámci systému GS1.

Současně firma obdrží sadu informačních materiálů, které se vztahují k problematice využívání systému GS1.

Pracovníci GS1 Czech Republic Vám rádi vysvětlí a ochotně pomohou s Vaším zapojením do systému GS1 a proto neváhejte a obraťte se na shora uvedené kontakty.

GS1 Czech Republic poskytuje celou řadu školení a seminářů na různá témata. Jejich seznam, informace o podmínkách a termínech konání a ceník odborných konzultací naleznete na webové stránce www.gs1cz.org.