EDI (Electronic Data Interchange)

Elektronická výměna dat představuje moderní komunikační technologii založenou na bezpapírovém obchodním styku. Je to způsob, jak zajistit rostoucí požadavky na rychlost, spolehlivost a v neposlední řadě i zlevnění výměny obchodních dat.
Prakticky denně je v nepřetržitém procesu obchodních transakcí generováno a dále zpracováváno tisíce dokumentů; od klasických objednávek přes faktury až po různé nabídkové listy, ceníky, přepravní instrukce nebo informace o stavu zásob nebo toku finančních prostředků. Zatímco v minulosti postačilo, aby tyto informace těsně následovaly nebo v lepším případě doprovázely fyzický tok zboží, dnešní systémy řízení pracují na bázi předem získaných a maximálně přesných informací o budoucím vývoji požadavků zákazníka.

Elektronickou výměnu dat (EDI) lze jednoduše definovat jako:

elektronickou výměnu obchodních a jiných dokumentů v podobě strukturovaných zpráv mezi dvěma nezávislými informačními systémy.

Strukturované zprávy představují informace předávané v předem stanoveném formátu a normalizované co do obsahu tak i významu. Standardní zpráva představuje jakýsi rastr pro jednotlivé obchodní operace, jehož konečný obsah a forma vyplynuly z potřeb praxe a zkušeností uživatelů.

EDI zasahuje do všech oblastí obchodu a dokonce i do všech s obchodem souvisejících aktivit. Je to informační technologie, která působí na plynulý přechod od podnikových či oborových norem k normám mezinárodním tak, aby pro informační toky stejně jako pro obchodní aktivity byly geografické hranice, legislativní nebo jazykové odlišnosti čím dále tím méně patrné.

V rámci EDI historicky vznikla a existuje celá řada národních a oborových standardů  výměny dat. Jedná se o standardy jako je SWIFT (bankovnictví), ODETTE (automobilový průmysl), ANSI X.12 (americká norma), SEDAS (německá národní norma) a další. Tyto standardy jsou však vzájemně nekompatibilní. Řešením této situace je jednoznačně mezinárodně uznávaná norma pro EDI, jakou je systém UN/EDIFACT. Tato norma také postupně nahrazuje národní a odvětvové standardy.
EDIFACT jako obecná mezinárodní norma pro EDI je současně normou multioborovou, a tak logicky zastřešuje řadu uživatelsky orientovaných podmnožin, tzv. aplikačních norem pro jednotlivá odvětví.

Pro oblast obchodu, zejména se spotřebním zbožím, je takovou aplikační normou právě systém EANCOM^®.

EANCOM^®

Jedná se o podmnožinu normy EDIFACT, která pro identifikaci zboží (příp. služeb) a komunikujících partnerských organizací využívá systému EAN·UCC.

EAN + EDI = EANCOM^®

 Cíle EANCOM^®

Organizace EAN International definovala cíle systému EANCOM^® takto:

• doporučila, aby EANCOM^® byl zaveden jako standard v mezinárodní komunikaci

• doporučila, aby jednotlivá národní střediska EAN převzala tuto normu jako základ pro vytváření národního komunikačního standardu

Strategie EANCOM^®

Prostředkem k dosažení zmíněných cílů je poskytnout uživatelům tento komunikační standard jako plně integrovanou součást systému EAN•UCC a zaručit jeho kompatibilitu s normou EDIFACT. EAN INTERNATIONAL se snaží prostřednictvím svých členských organizací prosazovat standardizaci dat a obchodních procesů, spolupracuje s organizacemi, které se specializují na poskytování služeb v oblasti přenosu informací a podporuje jejich součinnost.
EAN INTERNATIONAL pravidelně doplňuje a vydává Manuál, kde je uveden souhrn syntaktických pravidel a přesné definice a popis všech zahrnutých typů zpráv včetně jejich podrobné charakteristiky, významu a způsobu použití v obchodní praxi.

Přínos EANCOM^®

Přínosy EDI lze rozdělit do několika skupin:

• úspora v oblasti administrativních nákladů

EDI představuje výměnu obchodních dokumentů mezi partnery v elektronické podobě, což znamená významnou redukci nákladů na pořizování papírových dokumentů, jejich zasílání k obchodním partnerům, následné ruční přepisování údajů do informačního systému partnera a archivaci papírových dokumentů, tento proces je časově, personálně a prostorově náročný.  Zpracování obchodních dat prostřednictvím EDI značně snižuje riziko výskytu chyb a nepřesností, protože data jsou pořizována pouze jednou.

• vyšší efektivnost distribučního řetězce

EDI představuje rychlejší a preciznější zpracování informací v rámci dodavatelského řetězce, což organizacím umožňuje lepší koncentraci na základní obchodní aktivity a také možnost reagovat rychleji na požadavky spotřebitele. Pro každou organizaci (nehledě na její postavení v řetězci) je včasná a přesná informace podmínkou úspěšného uplatnění moderních technologií řízení jako jsou např. VMI (Vendor Managed Inventory), QR (Quick Response), JIT (Just In Time) a ECR (Efficient Consumer Response).

Výhody využití normy EANCOM^® v elektronické výměně dat vyplývají jednak ze skutečnosti, že jde o mezinárodní standard (využívá se ve více než 80 zemích světa) a současně z možnosti propojení se systémem EAN•UCC, který nabízí celosvětově jednoznačnou identifikaci zboží, služeb a organizací. To umožňuje značně zjednodušit obsah přenášených zpráv a jejich adresaci, což ve svém důsledku snižuje náklady na komunikaci.

Zprávy v systému EANCOM^®

Struktura zprávy

Zprávy systému EANCOM^® se skládají ze standardizovaných komponent, které jsou v rámci UN/EDIFACT uloženy a podrobně popsány v tzv. sbornících (sborník datových prvků, složených datových prvků, segmentů a zpráv). Tyto komponenty propojené danými syntaktickými znaménky představují ucelený formát zprávy. 

Každá zpráva je přesně definovanou a strukturovanou skupinou segmentů, které popisují konkrétní obchodní doklad (objednávku, fakturu, dodací list, atd.). Obsahově je vždy rozdělena do tří částí (sekcí):

• záhlaví zprávy (heading section) - data uvedená v této části mají vztah k celé zprávě

• položková část (detail section) - data, která se vyskytnou v této části, se vztahují vždy jen ke konkrétní položce a jsou nadřazena jakékoli specifikaci v záhlaví   zprávy. Zpravidla vyjadřují řádkové položky příslušného dokumentu (řádky objednávky, faktury apod.)

• závěrečná část (summary section) - data zahrnutá do této části zprávy se vztahují k celé zprávě a obvykle obsahují součty, sumarizace a kontrolní čísla (konečný součet na faktuře, počet řádků v objednávce, celkový počet segmentů ve zprávě apod.)

Jednotlivé části zprávy mohou být od sebe syntakticky odděleny pokud je to nutné pro jednoznačnou interpretaci obsahu zprávy.

Zprávy zařazené do systému EANCOM^® se nacházejí vždy v určité fázi vývoje. Tato fáze je vyjádřena tzv. statutem, kdy

0 - znamená koncept (draft) zprávy,

1 - vyjadřuje testovací verzi zprávy,

2 - je standard doporučený k použití.

Zprávy mohou být pro potřeby rutinního provozu elektronické výměny dat seskupovány podle typu zprávy nebo místa určení do tzv. funkčních skupin. Každá taková funkční skupina zpráv musí mít v rámci přenosu dat přesně definovaný začátek a konec.

Segmenty

Segmenty vznikají logickým uskupením datových prvků, které mají vždy určitou specifickou funkci ve zprávě. Podávají ucelenou informaci o konkrétním údaji, např. o názvu a adrese  obchodního partnera, o identifikaci zboží, o bankovním spojení, o fakturovaném množství a pod. Segmenty se v rámci zprávy mohou vyskytovat v jedné nebo více částech zprávy a to jak samostatně, tak ve formě skupin segmentů.

Každý segment je označen tzv. návěštím, které je alfabetickou 3místnou zkratkou odvozenou z anglického názvu segmentu a názvem. Skupiny segmentů jsou označeny pouze 3 místným alfanumerickým návěštím (SGn, kde n je pořadové číslo skupiny ve zprávě). Maximální počet opakování daného segmentu (skupiny segmentů) a definice, zda jde v daném případě o povinný či nepovinný segment (skupinu segmentů)  je součástí popisu zprávy v Manuálu EANCOM^®. 

Systém EANCOM^® rozlišuje dvě základní skupiny segmentů:

• uživatelské  - obsahují konkrétní strukturované obchodní informace

• služební - označeny "UN",  slouží k oddělení jednotlivých částí zprávy, rozlišení typů zpráv v rámci výměny dat (tvoří vlastně pomyslnou EDI "obálku")  nebo k přenosu údajů důležitých z hlediska zajištění integrity a syntaxe zprávy. 

Datové prvky

Datové prvky představují elementární stavební jednotku předávané informace. Jde o datové pole mající konkrétní obsah, který je vyjádřen textovou položkou nebo pomocí kódu. Součástí standardu EANCOM^® je číselník kódů, kde jsou uvedeny všechny přípustné nebo doporučené kódové hodnoty a jejich popis. Některé datové prvky fungují jako kvalifikátory k jiným datovým elementům a definují tak jejich formát nebo význam.

Datové prvky jsou označeny numerickým 4místným návěštím. Pokud jde o formát mohou být definovány s pevnou nebo s proměnnou délkou a to alfabetickými, numerickými nebo alfanumerickými znaky. V Manuálu EANCOM^® je ke každému prvku uveden povolený maximální počet opakování a indikace úrovně používání daného datového prvku vzhledem ke konkrétní pozici v segmentu. EANCOM^® rozlišuje v zásadě datové prvky na povinné (Mandantory) a nepovinné (Conditional). Definice nepovinných datových prvků může být dále upřesněna následujícími indikátory:

• R (required) - vyžadovaný

• A (advised) - doporučený

• D (dependent) - závislý

• O (optional) - volitelný

• N (not used) - nepoužívaný

 Datové prvky se mohou ve zprávách vyskytovat samostatně nebo jako součást složených datových prvků.

Složené datové prvky

Složené datové prvky jsou tvořeny skupinou datových prvků, které spolu věcně nebo logicky souvisí. Složené datové prvky vyskytující se ve služebních segmentech jsou označeny alfanumerickým návěštím S+3místné číslo, složené datové prvky používané v uživatelských segmentech mají na první pozici návěští písmeno C. 

Separátory

Separátory jsou speciální znaky, které mají přesně vymezenou funkci z hlediska syntaxe:

apostrof	’	koncový znak segmentu
plus	+	separátor návěští segmentu a datového prvku
dvojtečka	:	separátor dílčího datového prvku
otazník	?	tzv. uvolňující znak (vrací znakům použitým v syntaxi původní význam)

Struktura přenosu dat

V rámci přenosu dat se mezi jednotlivými obchodními partnery posílá určitý předem definovaný soubor zpráv.  Použití služebních segmentů, které tvoří "obálku" celého přenosu je závislé na jeho struktuře; tedy na tom, zda jsou posílány jednotlivé zprávy nebo funkční skupiny zpráv.

Zvláštní doporučení EANCOM^®

Identifikace zboží a logistických jednotek

Vzhledem ke skutečnosti, že EANCOM^® je založen na uplatnění systému EAN•UCC v oblasti elektronické výměny dat mezi obchodními partnery, jsou pro identifikaci zboží a logistických jednotek využívány jednotlivé číselné struktury tohoto systému (EAN/UCC-13, EAN/UCC-14, EAN/UCC-8 nebo UCC-12) ve formátech n13, n14, n8 a n12; k identifikaci logistických jednotek lze využít i tzv. Sériový kód pro přepravní balení  (SSCC) ve formátu n18. 

Identifikace organizací

K identifikaci organizací zapojených do EDI komunikace na bázi EANCOM^® je využíváno tzv. Globální lokalizační číslo EAN (GLN - Global Location Number).

Elektronický katalog je podle shora zmíněných Doporučení EAN International definován jako databáze údajů, ve které jednotliví obchodní partneři „inzerují“ data o svém zboží a zároveň o sobě samých. Tato data jsou v dohodnutém formátu, jsou aktuální a jsou využívána obchodními partnery podle stanovených pravidel zpravidla prostřednictvím třetí organizace, která katalog provozuje.

Smyslem elektronického katalogu je snaha o usnadnění a zjednodušení obchodního procesu díky zpřesnění a maximální kompletaci nashromážděných obchodních dat. Klíčovými datovými prvky jsou konkrétní číselné struktury systému EAN·UCC; globální číslo obchodní položky pro zboží na všech úrovních balení (využívá struktury EAN/UCC-13, EAN/UCC-14 a EAN/UCC-8, případně UCC-12) a globální lokalizační číslo pro identifikaci obchodních organizací.

Důraz při shromažďování takových dat je kladen rovněž na jejich úplnost z hlediska logistických údajů ke zboží (skupinové, obchodní a přepravní balení, ložení na paletu, rozměry, stohovatelnost, atd.).

Výhody elektronického katalogu
Výhody, které plynou z využívání tak efektivního nástroje, jakým bezesporu elektronický katalog je, lze na základě praktických zkušeností ze zemí, kde takové projekty již úspěšně fungují, shrnout zhruba do těchto bodů:

· použití jednotné identifikace zboží, služeb a obchodních partnerů v celém obchodním řetězci
· usnadnění a zlepšení výměny aktuálních matričních dat mezi obchodními partnery a možnost elektronické komunikace
· optimalizace obchodních procesů uvnitř i vně firmy, možnost využití řady ECR technik
· usnadnění kontroly a nakládání s obchodními i logistickými jednotkami v jednotlivých fázích obchodního cyklu.

Národní katalog EAN
Národní katalog EAN obsahuje dva základní datové objekty. Informace o zboží (klíčovým datovým prvkem je GTIN) a informace o firmě (klíčovým datovým prvkem je GLN).

V obou datových objektech je možno definovat datové prvky jako veřejné nebo jako privátní, tj. určené pro vybraný okruh uživatelů.

Nad těmito datovými objekty budou v rámci katalogu zajištěny následující funkce: vkládání a prohlížení dat, stahování případně rozesílání dat, správa dat a přístupu ke katalogu.