Univerzitní klinické centrum v Gdaňsku úspěšně rozšířilo pilotní projekt konsignačních skladů využívajících automatickou identifikaci zdravotnických prostředků z oddělení kardiochirurgie na další pracoviště.
Gdaňské Univerzitní klinické centrum patří mezi největší nemocnice v Polsku. Díky spojení s univerzitou má přístup k nejnovějším technologiím, globálním lékařským poznatkům a klinickému výzkumu. Centrum poskytuje širokou škálu zdravotnických služeb, pokročilou diagnostiku, různé chirurgické výkony, transplantace, rehabilitace a paliativní péči. Nemocnice má zastoupení ve většině specializací, pacientům je tak schopna poskytnout komplexní léčbu.
Nemocnice ošetří přibližně 120 000 pacientů ročně. Disponuje 33 specializovanými klinikami a více než 60 ambulancemi. Rozsáhlá rekonstrukce ze zařízení učinila jednu z nejmodernějších nemocnic v Evropě. Komplex o rozloze 32 000 m² byl uveden do provozu v roce 2012 a další část (72 000 m²) bude otevřena do konce roku 2020. Podmínkou správného fungování u takto velkých nemocnic je neustálý tok léků, zdravotnických prostředků a dalšího vybavení potřebného k léčbě pacientů. Přitom náklady na léky a zdravotnické prostředky představují druhou nejvyšší položku po mzdových nákladech a řízení toku zdravotnického materiálu je s ohledem na zajištění odpovídající péče o pacienty a jejich bezpečnost velmi důležitý aspekt provozu nemocničních zařízení.
Snížení nákladů, zvýšení efektivity
Pro snížení provozních nákladů bylo v UCC realizováno několik projektů na různých odděleních. Jedním z nich byla optimalizace toku zdravotnických prostředků při zajištění stálé dostupnosti potřebných produktů v široké škále typů a velikostí. Za tímto účelem byly vytvořeny tzv. konsignační sklady. Tento koncept s využitím jedinečné identifikace zdravotnických prostředků zabezpečuje nepřetržitý přístup ke zdravotnickým prostředkům, přičemž nemocnice hradí pouze to, co doopravdy spotřebuje.
Oddělení kardiochirurgie s nejvyšší hodnotou zásob v celé nemocnici bylo jedním z prvních míst, kde se dané řešení zavádělo. Sklad obsahoval srdeční chlopně a speciální nákladné prostředky používané při kardiochirurgických výkonech. Bylo zřejmé, že řešení vyžaduje velmi rychlý a efektivní proces pro příjem produktů do centrálního skladu, přesun do skladu u operačních sálů, přiřazení ke konkrétním pacientům, informování dodavatele o použití produktu, o přijetí faktury a jejím zpracování. Do té doby byla data zapisována do nemocničního systému ručně. To se ukázalo jako velmi neefektivní, hlavně kvůli časové náročnosti a vysokému riziku chybovosti.
Univerzitní klinické centrum v Gdaňsku
Zdroj: GS1 CR
Propojení s daty pacientů
Návrhy změn vycházely z průzkumů ostatních průmyslových sektorů a ze vzdělávacích programů GS1 Poland. Vedení nemocnice se rozhodlo pro zavedení procesů řízení zásob pomocí automatické identifikace produktů s využitím standardů GS1. Při příjmu na sklad jsou naskenovány čárové kódy zdravotnických prostředků a všechny položky jsou automaticky zaevidovány do systému elektronického skladového hospodářství a do účetního softwaru. Poté jsou prostředky převedeny k uložení do skladů u operačních sálů.
Další změny se týkaly systému pro zpracování dat pacientů. Oba systémy byly propojeny tak, aby umožňovaly převod naskenovaných dat z produktů mezi sebou. Pro sklad kardiochirurgického oddělení byly zakoupeny čtečky čárových kódů a tím začala nová éra zjednodušeného toku dat v nemocnici. Díky tomuto řešení jsou data vztahující se k produktu, jako je GTIN, datum exspirace, sériové číslo a číslo šarže, automaticky přiřazena ke zdravotnickým záznamům pacienta ihned po operaci.
Rychlá návratnost investice
Zásoby a s nimi spojené náklady byly významně zredukovány. V současné době jsou zásoby v konsignačním skladu na dvojnásobné úrovni denní spotřeby nemocnice. Inventarizace zásob skladu ukázala, že automatická identifikace je zcela bezchybná. Cena produktu je navíc po naskenování automaticky přiřazena konkrétnímu pacientovi a nemocnice tak jednoduše získá informace o nákladech na léčbu.
Zaměstnanci nemocnice mají okamžitý přehled, kde se nacházejí konkrétní výrobky s určitými šaržemi či daty exspirace. Přesně vědí, u kterého pacienta byly použity, a tato informace je nezbytná pro případ nutného stažení implantovaného prostředku z oběhu.
Snadné trasování produktů
Nemocnice může rychle a přesně dohledat pacienty, u jejichž léčby byly použity konkrétní produkty. Nedávno muselo být identifikováno asi 250 pacientů, kterým byly implantovány produkty se skrytými vadami, jež výrobce odhalil až několik let po aplikaci. Nalezení těchto pacientů bylo bezproblémové: data zdravotnických prostředků byla naskenována do systému nemocnice, včetně jejich jedinečných sériových čísel. Pacienti byli informováni o situaci a okamžitě bylo přistoupeno k řešení vzniklé situace podle doporučení výrobce.
Budoucí kroky
Do poloviny loňského roku bylo v nemocnici zřízeno celkem 17 těchto skladů. O implementované řešení projevily zájem další nemocnice. Nemocnice mezitím při přípravě nových výběrových řízení vyzvala dodavatele, kteří tak dosud nečinili, aby produkty označovali podle standardů GS1. Získávají tím body při hodnocení nabídek. Postupem času se standardní identifikace stala běžnou záležitostí. Klíčovým úkolem bylo u výrobců zdravotnických prostředků vybudovat povědomí a spoluzodpovědnost za proces identifikace produktů podle pravidel Systému GS1. To umožnilo jak dodavatelům, tak nemocnici proces identifikace snadno monitorovat a spoluvytvářet sledovatelnost zdravotnických prostředků. Pro nemocnici je prioritou soustředit se na léčbu pacientů. Potřebuje se opřít o bezchybnou identifikaci. Proto je zásadní, aby od dodavatelů dostávala produkty označené pomocí GTIN, s datem exspirace nebo číslem šarže, při garanci bezproblémového načtení těchto informací čtečkou čárových kódů.
Někteří dodavatelé začali vytvářet seznamy produktů v datových listech včetně GTIN. Nemocnice tak může při-řadit GTIN v databázi ke konkrétnímu produktu již ve fázi, kdy je smlouva o dodávkách zadána do informačního systému. Při odebírání produktu ze skladu se pak zaměstnanci mohou na tato data o identifikaci produktu odkazovat. Dává jim to jistotu, že produkt v nabídce je stejný jako ten, který je do nemocnice opravdu dodaný. Při odesílání objednávek dodavateli je identifikace produktu navíc uvedena v objednávce, což usnadňuje logistiku.
Rezervy v identifikaci jednotlivých položek
Nutno poznamenat, že označení produktů by se nemělo týkat pouze hromadných balení. V nemocnici je pacientovi podáván většinou pouze jeden nebo několik produktů, nikoli celý karton. Proto by měla být označena každá jednotlivá položka, ať jde o balení s chirurgickou nití, jehlou, elektrodou atd. Pro nemocnici je velice náročné zajišťovat označení těchto položek vlastními silami. Jsou to dodavatelé a výrobci, kdo by měl dodávat každou položku tak, aby ji bylo možné identifikovat a přečíst čárový kód.
Vedení zdravotnických zařízení potřebuje znát co nejpřesněji náklady na léčbu. Systém označování jednotlivých produktů může významně pomoci: Po naskenování dat z náramku pacienta a skenováním jednotlivých produktů, které jsou tomuto pacientovi přiřazeny, se v informačním systému cena léčby vygeneruje automaticky.
Bohužel stále existuje mnoho skupin výrobků, u kterých se označení podle standardu GS1 umísťuje pouze na obal skupinového balení. Příkladem mohou být chirurgické rukavice s čárovým kódem umístěným na krabici s několika desítkami párů. Během operace se však použije pouze několik párů různých typů a velikostí. To je důvod, proč management polské nemocnice doporučuje dodavatelům, aby označili každý pár konkrétního produktu.
Balení s ochrannými prvky si žádá optimalizaci
Dále se zdravotnický personál setkává s obtížemi u výrobků, jejichž skupinové balení je chráněno před neoprávněným otevřením a příslušné dokumenty neobsahují žádné informace o čísle GTIN pro jednotlivou položku. Typickým příkladem jsou chirurgické nitě. Výrobci zavedli značení pomocí GTIN, příp. data exspirace a sériového čísla pro balení po 10, 12, 24 a 36 kusech, která jsou zajištěna proti otevření plastovou fólií. Během operace se však spotřebuje pouze několik kusů různých druhů nití. Po použití však již data nelze naskenovat z hromadného balení – měla by být naskenována ze sáčku od konkrétní nitě. Kvůli tomu personál nemocnice musí vybalovat hromadná balení již ve skladu nebo nemocnice dostává data nestandardním způsobem, např. v různých elektronických seznamech.
Více kódů, více nepřesností
Další problém představuje přítomnost různých typů čárových kódů na balení zdravotnických prostředků a různých typů dat, která jsou v symbolech kódována. Pracovníci nemocnice pak váhají, který čárový kód mají zanést do informačního systému tak, aby byl stejný kód naskenován i zdravotnickým personálem během operace a přiřazen ke správnému pacientovi.
Snímání čárových kódů lékaři a sestrami musí být co nejsnadnější. Jejich hlavním úkolem je léčit pacienta a všechny ostatní činnosti musejí být co nejvíce zjednodušeny. Proto je požadovaným stavem pouze jeden čárový kód na balení. Zavedení standardizovaného značení v hierarchii balení by pomohlo odstranit i tyto nedostatky.
Závěrem
Na základě poznatků z nemocniční praxe se ukazuje, že ještě většímu zvýšení efektivity a bezpečnosti zdravotní péče by napomohlo důsledné značení zdravotnického materiálu až na úroveň jednotlivých položek výrobci. Snahám nemocnice může částečně pomoci i blížící se účinnost nařízení EU 2017/745 o zdravotnických prostředcích, které bylo o jeden rok odloženo.
