Používání papírových dokumentů je stále běžnou praxí, a to zejména pro malé a střední podniky. V době, kdy je potřeba pracovat na dálku, to představuje obrovskou výzvu. Mimo jiné i proto, že dokumenty jsou zasílány na adresu sídla firmy, ve které z důvodu vyhlášené karantény nemusí být nikdo přítomen.
Řada firem přehodnocuje procesy založené na papírových dokumentech, na něž dlouhá léta spoléhaly. To, co hledají, je především jednoduché řešení digitalizace faktur. Automaticky generované faktury v PDF formátu a on-line fakturační portály bývají často prvním krokem do světa standardní elektronické výměny dat (EDI).
Pokud spolu obchodují dvě velké společnosti, je fakturace poměrně jednoduchá, protože se obě strany mohou spolehnout na EDI. To je v době aktuálních protiinfekčních opatření velké plus. „Elektronické dokumenty mohou být automaticky přenášeny do účetního systému, kde je mohou zaměstnanci dále zpracovávat. Tento proces obvykle není vázaný na konkrétní místo a může být prováděn na home office, protože řada firem má k vlastním systémům zřízen vzdálený přístup pomocí virtuální privátní sítě,“ uvádí Štefan Sádovský, ředitel společnosti EDITEL. Jiné je to ve firmách, kde jsou procesy stále závislé na papírových dokumentech. Při zpracování fyzických obchodních dokumentů přirozeně musí člověk být přítomen.
Automatizovaná fakturace
Když kanceláře osiří
Zdroj: GS1 CR
V důsledku koronavirové krize se dostala do centra pozornosti digitalizace coby nezbytný předpoklad pro práci na dálku. Pokud zaměstnanci nejsou v kanceláři, mohou se obchodní procesy zastavit, nemusí dojít k vyřízení objednávek ani k odeslání faktur. Není proto překvapivé, že se firmy v současné době snaží co nejrychleji a nejefektivněji digitalizovat procesy založené na papírových dokladech, aby bylo možné se k dokumentům dostat odkudkoli. Příjemci faktur musí nyní mnohem více než kdy dříve spoléhat na faktury v elektronickém formátu namísto tištěných dokladů. Lze využít např. on-line portály (tzv. webové EDI), které poskytují zejména malým a středním podnikům možnost přístupu k objednávkám a fakturám a umožňují jejich zasílání přímo klientům. To zase napomáhá vyhnout se opožděným platbám, zvyšuje likviditu na straně dodavatele a v konečném důsledku též zajišťuje fungování dodavatelského řetězce.
Nejen elektronická faktura
V EDI komunikaci jsou k dispozici chytrá řešení, která uživatelům umožňují sledovat celý přenos a další užitečné funkce. Minulé měsíce nás utvrdily v tom, že výměna strukturovaných dat (tj. dat ve formátech EDI), díky které lze těžit z dalších výhod spojených s plnou integrací řešení, jednoznačně pomáhá.
Zjednodušeně řečeno: tento přenos zahrnuje příjem, akceptaci a schvalování faktur stejně jako jejich archivaci v souladu s legislativními požadavky. Uživatelé mohou EDI komunikaci budovat na existujících rozhraních s ERP a spravovat tok elektronické fakturace. Samozřejmě se nejedná pouze o elektronickou fakturu. Je důležité si připomenout, že elektronickou cestou je možné přenášet velké množství zpráv od elektronické objednávky přes elektronický dodací list po příjemku apod. Významnou podporu pro obchodníky a jejich dodavatele představují také zprávy logistické, jakými jsou například stav skladu zásob (INVRPT) nebo instrukce k dodávce, zpráva INSDES. A pokud se zastavíme u GDSN, globální datové synchronizace, vhodně ji doplňuje zpráva PRICAT – cenový katalog, ve kterém si obě strany mohou diskrétně vyměňovat informace o cenách jednotlivých výrobků.
Vše záleží na správné kombinaci
Rozhodnutí, zda ke komunikaci použít on-line portál nebo zvolit plně integrované řešení EDI, závisí na individuálních podmínkách a potřebách každé firmy. „Kadeřník bude mít jiné potřeby než drogistický řetězec. Vše záleží na správné kombinaci. Všechny přístupy se nakonec vzájemně doplňují a tvoří ucelený koncept,“ shrnuje Štefan Sádovský.
Ať už jde o důsledek současné krize či obecný trend směrem k digitalizaci: bezpapírová kancelář se pomalu stává realitou. EDI coby základní technologie bude hrát stále důležitější roli, a to nejen v časech, kdy pracujeme na dálku.
EDI: vše potřebné pro 100% bezpapírovou komunikaci
Obchodní a logistické zprávy
ORDERS – objednávka
ORDRSP – odpověď na objednávku
DESADV – avízo dodávky (dodací list)
IFTMAN – avízo příchodu zásilky
RECADV – potvrzení příjmu zboží
INVOIC – faktura
COMDIS – obchodní námitka
RETANN – oznámení o vrácení zboží
REMADV – avízo o úhradě
INSDES – instrukce k dodávce
Matriční data o firmách a produktech
PARTIN – informace o obchodním partnerovi
PRICAT – katalog zboží a cen
PRODAT – data o zboží
Hlášení, plánování a notifikace
INVRPT – přehled zásob
SLSRPT – přehled prodejů
CONTRL – kontrolní zpráva
AUTACK – potvrzení o dešifrování a ověření elektronického podpisu
APERAK – potvrzení o převzetí zprávy aplikací
