Systém standardů GS1 je pro drtivou většinu uživatelů, spotřebitelů i veřejnosti znám zejména díky jeho masivnímu využití v maloobchodním prodeji. Ono magické pípnutí skeneru je prokazatelně nejznámějším průvodním jevem, že standard zafungoval. Málokdo si však dovede představit, jak široké je ve skutečnosti spektrum identifikačních struktur, datových nosičů a všech dalších navazujících technologií, které jsou na pozadí dodavatelského řetězce. A to se přitom bavíme o té části standardů, které jsou notoricky známé z obalů běžného sortimentu maloobchodních prodejen.
Systém GS1 zahrnuje i méně frekventovaná identifikační čísla, jejichž uplatnění je určeno pro specifické případy. Je určitě užitečné vědět o nich pár základních informací. Obecně jsou ve standardu dva typy identifikačních čísel: globální, tzv. open numbers neboli volně použitelná čísla, která jsou celosvětově jednoznačná, tudíž obecně platná „všude a vždy“. Typickými zástupci jsou všechny identifikační klíče GS1, jako je GTIN, GLN, SSCC a celá řada dalších.
Druhou skupinou standardních identifikačních čísel Systému GS1 jsou čísla s omezenou působností (tzv. RCN čísla, Restricted Circulation Numbers), jejichž jednoznačnost má jisté limity a omezení, která je dobré mít na paměti, pokud mají správně plnit svoji funkci. Jsou to čísla určená pro specifické aplikace, definovaná buďto lokálně příslušnou národní organizací GS1, nebo specifikovaná interně
v rámci konkrétního uživatele, popř. využívaná v uzavřeném okruhu uživatelů. Největší skupinou čísel s omezenou působností jsou čísla s prefixy 20 až 29, která ve většině případů mají 13místný formát a jsou kódována do běžného lineárního čárového kódu. Nelze je však zaměňovat s číslem GTIN!
Prefix 20
Zdroj: GS1 CR
Identifikační čísla s prefixem 20 jsou v rámci standardu GS1 zcela specifickou řadou. Jsou považována za tzv. volný formát využitelný zejména jako interní identifikace. Uživatel má naprostou volnost v rozhodování ohledně struktury čísla. Snad i proto často panuje mylná domněnka, že tato čísla nejsou ani součástí standardů GS1. Opravdu tomu tak není, i zde je nutno dodržet pár základních pravidel:
- identifikační číslo musí začínat prefixem 20,
- musí se jednat o numerickou sekvenci přidělenou uživatelem,
- musí mít pevnou délku 13 nebo 8 znaků (pokud pomineme varianty pro UPC),
- na poslední pozici zprava musí být kontrolní číslice.
Využití je velmi široké, ale jak už bylo zmíněno, uživatel musí počítat s tím, že čísla nejsou určena pro volný trh nebo aplikace mimo interní komunitu. Jinými slovy: cokoli, co bude označeno identifikačním číslem s prefixem 20, nesmí opustit interní firemní informační systém nebo konkrétní prodejní síť, pro kterou je produkt určen. Důvod je zřejmý. Pokud by tato čísla byla použita pro identifikaci produktů, které by se mohly potkat na volném trhu, rychle by došlo ke kolizím.
Příkladem správné aplikace může být například identifikace polotovarů v rámci výrobního procesu jednoho výrobce, identifikace výrobků pro firemní prodejny, virtuální identifikace subdodavatelů v interním IS uživatele nebo identifikace výrobků privátní značky či výrobků určených pro konkrétní maloobchodní síť. Asi nejznámějším uživatelem standardních identifikačních čísel s prefixem 20 je maloobchodní řetězec Lidl, který požaduje po svých dodavatelích právě tento typ značení, a to v osmimístné variantě. Dodavatelé v tomto konkrétním případě přidělují identifikační čísla podle pokynů obchodníka a ten si také vede příslušnou evidenci o tom, která čísla byla jednotlivým produktům přiřazena. Dodavatelé mohou takto označené produkty dodávat výhradně do maloobchodní sítě společnosti Lidl.
Prefixy 21–29
Tato skupina prefixů je vyhrazena pro identifikaci zboží s proměnnými jednotkami. Jak již bylo zmíněno, jedná se o identifikaci s omezenou působností a každá národní organizace GS1 je zodpovědná za určení (definici) konkrétních prefixů. Datové pole za prefixem pak odpovídá danému účelu a musí být využíváno přesně v souladu s definicí prefixu.
Zboží s proměnnými jednotkami jsou v drtivé většině položky prodávané na váhu za pevnou cenu na měrnou jednotku (např. kilogram). Z hlediska identifikace jsou dvě možnosti, jak tyto položky identifikovat – jsou buďto označeny po zvážení přímo v obchodě, nebo jsou dodávány již z výroby jako jednotlivě značená balení s rozdílnou hmotností.
Obecně se využívání jednotlivých prefixů skupiny 21–29 dělí na prefixy s celostátní působností, kdy číselník jednotlivých položek vede národní organizace GS1, a na prefixy, které spravuje sám uživatel, a jsou tedy platné pouze v interní aplikaci dané společnosti.
Proměnná hmotnost neboli „váhové eany“
Zdroj: GS1 CR
Aktuálně je v České republice pouze jeden prefix, který má celostátní působnost. Jedná se o prefix 29, který uvozuje položky s proměnnou hmotností. Číselník spravuje GS1 Czech Republic a zahrnuje zejména položky následujících skupin čerstvých potravin: maso, uzeniny, ryby a mořské plody, ovoce a zelenina, sýry, drůbež a zvěřina, lahůdky, hotová jídla a polotovary.
Výhodou tohoto národního číselníku je fakt, že jej mohou využívat všichni uživatelé, a to za předpokladu, že vyrábějí či prodávají právě ty konkrétní, již zařazené produkty, které číselník obsahuje. Pro zařazení nových produktů do tohoto číselníku je potřeba vyplnit žádost, zaslat ji do GS1 Czech Republic a zaplatit správní poplatek 400 Kč.
Pokud uživatel využívající národní prefix 29 potřebuje své produkty dodávat i do jiných zemí, musí se obrátit na GS1 Czech Republic, která mu bezplatně zajistí identifikační čísla pro příslušný trh. Druhou variantou při exportu zboží s proměnnou hmotností je využití interního prefixu zahraničního obchodního partnera, v tomto případě je komunikace ohledně přidělení čísla na straně uživatele samotného.
Na lokálním trhu se pro zboží s proměnnou hmotností využívá rovněž interní prefix 28. Ten slouží k identifikaci pro konkrétního obchodníka a je to právě obchodník, který svým dodavatelům přiděluje identifikační čísla produktům, které jsou pak následně prodávány výhradně v jeho maloobchodní síti. Takto označené produkty, jak již bylo výše zmíněno, nesmějí být dodávány do dalších řetězců, protože nezaručují jednoznačnost identifikace. To, co u obchodníka A znamená jablka, může u obchodníka B být třeba hovězí svíčková.
Ostatní prefixy
Pro český trh jsou definovány i další dvacítkové prefixy, jejich využívání však již není příliš obvyklé. Prefix 21 je možno využít pro identifikaci zboží, které má proměnnou hmotnost, ale jeho cena je přímo zakódována do čárového kódu na každém konkrétním balení. Takto identifikované zboží není nutno při prodeji vážit. Nevýhodou tohoto způsobu identifikace je, že pokud je potřeba cenu změnit, je nutno každý jednotlivý balíček přeznačit.
Prefix 24 je definován pro tzv. součtovou etiketu. I zde je cena kódována přímo do čárového kódu. Využití bylo zpravidla pro pultový prodej, kdy si zákazník například v oddělení lahůdek zakoupil jeden nebo více produktů, které mu byly na závěr nákupu zabaleny do jednoho balení a to bylo označeno součtovou etiketou. Na pokladně pak byla tato položka načtena jako jeden produkt a tak se také objevila na účtence. Tato praxe je, zdá se, z mnoha důvodů pro dnešní prodej již nevhodná.
