Zákaznický servis: Podpora našich uživatelů

Pro zlepšení našich služeb a komunikaci s registrovanými uživateli jsme na webu gs1cz.org vytvořili partnerskou zónu MOJE GS1. Přístup a registrace jsou velmi jednoduché. Podmínkou je uzavření obchodní smlouvy a platná registrace.
Po zadání IČ firmy a čísla obchodní smlouvy se uživateli nabídne jednorázové přihlášení. Nebo se uživatel přihlásí pomocí loginu a hesla, které si vytvoří. Veškeré aktivity jsou pro vylepšení našich služeb uživatelům monitorovány. V MOJE GS1 je uložena kompletní sada informačních a metodických manuálů popisujících podrobně standardy a práci s nimi. Jsou zde k dispozici materiály z oblasti automatické identifikace, EDI, GDSN a zdravotnictví. Uživatelé zde najdou také kompletní Číselník zboží a služeb s proměnnými jednotkami, kde si mohou vyhledat požadované položky nebo si stáhnout žádost o její zařazení do číselníku.
V partnerské zóně MOJE GS1 si uživatelé průběžně spravují, aktualizují a kontrolují svoje kontaktní údaje, které jsou vedené v databázi GS1 Czech Republic. Tento portál a jeho obsah doporučujeme přiřadit jako další komunikační kanál s GS1 Czech Republic.

Aktualizace údajů

Správné údaje a kvalitní data o uživateli založená uzavřenou obchodní smlouvou jsou pro nás velmi cenná. Změna údajů uživatele v průběhu smluvního vztahu s GS1 Czech Republic je běžnou záležitostí, a proto v takovém případě vítáme průběžnou a pravidelnou aktualizaci z vaší strany. Můžete k tomu využít jakýkoli komunikační kanál. Určitě doporučujeme zvolit MOJE GS1, kde uživatelé mají přehled o svých údajích vedených v naší databázi. Nový údaj uvedený na této on-line platformě okamžitě registrujeme. Pouze v případě aktualizací, jako je změna IČ firmy nebo jiná organizační změna u uživatele, která má dopad na tento údaj (typicky fúze firem, akvizice, rozdělení firmy, prodej firmy nebo její části atp.), je nutné písemně oznámit do GS1 a uzavřít s novými subjekty dohody či dodatky ke smlouvě. Včasným nahlášením všech změn společně předejdeme zbytečným chybám, prodlevám nebo nedorozuměním.
Velmi důležitým momentem je fakturace. GS1 Czech Republic přešla na bezpapírovou fakturaci a faktura se uživateli zasílá v PDF souboru na zadaný e-mail. Pro správně vystavenou fakturu jsou pro nás správně zadané firemní údaje nezbytné. Podle dohodnutých smluvních podmínek je každý uživatel začátkem kalendářního roku e-mailem vyzván k aktualizaci údajů a má možnost si je správně zadat. Stále existuje malá skupina uživatelů, která nám bohužel údaje nesděluje, a tak dochází ke zmíněným potížím. Výsledkem může být také špatně vystavená nebo dokonce nedoručitelná faktura. Nezvládnutí těchto administrativních úkonů v některých případech může vést dokonce až ukončení smluvního vztahu. A to není ideální řešení. Proto prosím věnujte pozornost každoroční aktualizaci údajů.

GS1 Activate

Číselník konečně ve správě uživatelů! GS1 Czech Republic v letošním roce zavádí pro uživatele službu GS1 Activate pro on-line správu čísel GTIN a generování vzorových čárových kódů EAN-13 / ITF-14. Každý nový i současný uživatel bude mít stálý a jednoduchý přehled o svých přiřazených číslech GTIN společně se základními atributy k identifikovanému produktu. Takto vedený číselník produktů odbourá občasné problémy s chybně uváděnými firemními prefixy, s přečerpáváním přiděleného rozsahu čísel, se ztrátou číselníku ve firmě atp. Přístup do GS1 Activate a samotné přidělování čísel GTIN bude přístupné uživatelům prostřednictvím webového uživatelského rozhraní MOJE GS1.
GS1 Activate současně umožňuje evidenci informací o výrobku do globálního registru a napojení na GDSN.
Služba GS1 Activate je zahrnuta do základní nabídky služeb GS1 Czech Republic v rámci uzavřené obchodní smlouvy, a proto neznamená pro uživatele žádné další náklady navíc. Je připravena pro všechny uživatele Systému GS1.

GEPIR

Prostřednictvím mezinárodního vyhledávače GEPIR může kdokoliv najít kontakt na firmu, která uvádí na trh výrobek pod určitým číslem GTIN. Stačí zadat toto číslo. Důležitost GEPIR stoupla s tím, jak si internetová tržiště (zejména pak Amazon) začala ověřovat legálnost přidělených GTINů. Pokud nyní chcete na Amazonu prodávat vaše výrobky, musíte mít platnou registraci v GS1. Jestli zjistíte neaktuálnost informací v GEPIR, můžete je sami opravit v partnerské zóně MOJE GS1 na našich stránkách. GEPIR je updatován každý den.

Číselník standardizovaného zboží a služeb s proměnnými jednotkami

S přihlédnutím k národním zvyklostem jsou vytvořeny speciální struktury, které splňují požadavky na identifikaci zboží s omezenou působností (RCN, RestrictedCirculationNumber) – prefix 29 a prefix 27. Mají stejný formát o 13 číslech, ale jinou strukturu. Hlavním rozdílem je absence GS1 Company Prefixu (GCP), který je nositelem globální jedinečnosti značení. Odlišná datová struktura v sobě zahrnuje prostor, který umožňuje zakódovat informaci o proměnné veličině, nejčastěji hmotnosti. Tato struktura a její správa je plně pod kontrolou národních organizací GS1. Datové struktury začínající prefixem 2 mají vždy výrazně omezenou platnost. Jejich vnitřní struktury a použití řídí lokální organizace GS1. Jak bylo řečeno, každá národní organizace vede číselník, proto i my v GS1 Czech Republic vedeme tzv. Číselník standardizovaného zboží a služeb s proměnnými jednotkami, do kterého přidáváme čísla podle požadavku trhu. Tento číselník máme rozdělený do deseti skupin podle jednotlivých druhů zboží. Pro každou skupinu jsme vytvořili formulář pro zařazení příslušného zboží, s jehož pomocí lze do tohoto číselníku zapsat dosud nezavedené výrobky. Podrobnosti o číselníku naleznete v sekci MOJE GS1 na adrese www.gs1cz.org.

S čím se během vytváření a doplňování výrobků podle požadavků uživatelů do tohoto číselníku často potýkáme?

• Při vývozu příslušného druhu zboží za hranice daného státu je nutné jej přeznačit podle číselníku platného na území státu, do kterého je zboží exportováno.
• Dané struktury neumožňují identifikaci výrobce. Má-li jeden odběratel několik dodavatelů stejného druhu zboží, musí k rozlišení jednotlivých dodavatelů použít jiný, a sice interní systém identifikace dodavatele.
• Výrobky, které jsou dodávány např. pro úsek lahůdek a jsou od výrobce deklarovány jako zboží kalibrované, nemohou od nás obdržet kód pro zboží s proměnnou hmotností, tedy prefix 29. Pokud bude ale zboží v úseku lahůdek porcováno, musí si 13místný EAN ve své databázi navázat na konkrétní interní váhový EAN kód s prefixem 28. Řešení těchto nedostatků přináší čárový kód GS1 DataBar, který umožňuje zakódovat na malé ploše GTIN spolu s dynamickými daty, jako je hmotnost, datum spotřeby atd.

Helpdesk

Helpdesk GS1 poskytuje „první pomoc“ jak společnostem, které mají zájem o registraci v Systému GS1, tak i registrovaným uživatelům. Je to vaše místo první volby, když hledáte rychlé řešení problému a přepojení na toho pravého člověka z GS1 Czech Republic. Helpdesk nabízí:

• podporu neregistrovaným společnostem při prvotní registraci a zorientování se v problematice identifikace produktů čárovým kódem
• pomoc registrovaným zákazníkům při řešení různých situací (např. kdy měnit GTIN, GLN, velikost čárového kódu, postup při změně IČ, přidělení dalšího GCP, ukončení registrace apod.)
• kontakt na specialistu z vhodného oddělení (např. EDI, kontrola kvality čárových kódů, GDSN, zdravotnictví)

Zpětná vazba je pro nás důležitá

Očekáváme vaše požadavky a podněty. Uvítáme vaše zkušenosti s používáním standardů GS1, abychom je mohli dále vylepšovat. Neváhejte nás kontaktovat.

Reference

„S GS1 Czech Republic jsme konzultovali správné umístění čárových kódů na malých výrobcích, které nedovolují používat standardní EAN -13. Příkladem jsou jednotlivě potištěné stěrací pryže s bezproblémově aplikovaným kódem EAN-8. Loni jsme ve společnosti GAMA GROUP při výrobě zdravotnických prostředků využili informace o zavádění UDI získané na tematicky zaměřeném webináři. I nadále budeme rádi využívat podporu společnosti GS1 Czech Republic.“
Radka Pešková, KOH-I-NOOR HARDTMUTH a GAMA GROUP