EDI zprávy v ikonické palírně

Společnost RUDOLF JELÍNEK neustále modernizuje své obchodní procesy, přičemž klíčovou roli v nich hraje elektronická výměna dat EDI. Jejím poskytovatelem je již od roku 2003 společnost EDITEL. Vizovická palírna s více než čtyřsetletou tradicí využívá řešení EdisuITe, které slouží jako univerzální konvertor a zároveň tvoří základní stavební prvek celkového systému pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů. Loni proběhl jeho upgrade. „Implementace nové generace tohoto produktu představovala významný kvalitativní posun zejména v oblastech validace dat, monitoringu zpracování, autodiagnostiky, notifikací a rozšířených možností integrace s podnikovým informačním systémem,“ prozrazuje Michal Sychra, Sales Manager ve společnosti EDITEL CZ.

Zavedení nadstavbového modulu

Před loňskou implementací modulu pro přímé generování GS1 EANCOM® zpráv využívala společnost RUDOLF JELÍNEK základní sadu EDI zpráv. Ta zahrnovala zprávy ORDERS (elektronická objednávka), DESADV (avízo o odeslání) a INVOIC (faktura). Současně s nimi byla využívána také zpětnovazební komunikace prostřednictvím zpráv AUTACK (potvrzení o dešifrování a ověření elektronického podpisu), APERAK (potvrzení o převzetí zprávy aplikací), COMDIS (obchodní námitka) a kontrolní zpráva CONTRL. Hlavním impulzem pro rozhodnutí o implementaci nadstavbového modulu byla různorodost vstupních formátů, se kterými informační systém společnosti RUDOLF JELÍNEK pracoval. „Konkrétně se jednalo o kombinaci pozičně orientovaných textových souborů a XML výstupů, které byly generovány přímo z IS. Tyto datové formáty byly následně zpracovávány softwarem od společnosti Editel, který z nich vytvářel standardizované GS1 EANCOM® zprávy ve verzi D.01B,“ vysvětluje Michal Sychra. V případech, kdy obchodní partneři využívali odlišnou verzi standardu – typicky D.96A – probíhala spolupráce s EDI providerem na přesné a spolehlivé konverzi mezi verzemi, aby byla zajištěna bezchybná výměna dat v rámci celé dodavatelské sítě.

V roce 2024 tak byl do systému ERP VENTUS implementován nový nadstavbový modul pro přímé generování GS1 EANCOM® zpráv, který umožňuje efektivnější řízení dodavatelského řetězce a optimalizaci výměny obchodních dokumentů s partnery.

Sjednocení formátů zpráv

Aby byl přechod pro odběratele co nejhladší, EDI provider svému klientovi poskytuje konverze z EDI do EDI. To zjednodušeně znamená sjednocení formátů zpráv s požadavky obchodních partnerů a další služby, jako je elektronický podpis faktur, archivace dokumentů a bezpečný přenos zpráv. Díky těmto inovacím získala společnost RUDOLF JELÍNEK spolehlivý a plně automatizovaný systém, který výrazně snižuje administrativní náročnost a eliminuje chyby v objednávkách a fakturaci. „Nový modul pro generování GS1 EANCOM® zpráv v našem ERP systému nám výrazně usnadnil práci. Nyní můžeme vyjít vstříc požadavkům některých obchodních partnerů, kteří požadují například potvrzování, co z objednávky dodáme, případně, co změníme,“ vysvětluje Stanislav Brhel, správce IT ve společnosti RUDOLF JELÍNEK. „Díky Editelu se nemusíme starat o konverzi zpráv. Navíc máme zajištěnou kompletní archivaci zpráv a můžeme se spolehnout na bezpečný přenos dat.“

ORDRSP na vzestupu

Nový modul podporuje také výměnu zprávy ORDRSP. Elektronické potvrzení objednávky zaznamenává v posledních letech stále rostoucí zájem ze strany uživatelů a její využití se postupně rozšiřuje napříč sektory. Zatímco v minulosti bylo její nasazení často motivováno zejména požadavky vyplývajícími ze zákona o významné tržní síle, dnes je důvodem především praktická přidaná hodnota této zprávy v každodenní obchodní komunikaci. „Firmy ji čím dál více využívají k položkovému potvrzení objednávky, tedy k přesnému vyjádření, které položky může dodavatel dodat, které nikoliv, případně v jakém množství či s jakou úpravou. Právě tato transparentnost a aktuálnost informací v reálném čase je hlavním přínosem nasazení ORDRSP do EDI procesů,“ doplňuje Michal Sychra ze společnosti EDITEL CZ.

Cíl: maximální eliminace papíru

Na závěr dodejme, že rozšíření EDI řešení díky dobré přípravě nijak nezasáhlo do každodenních operací výrobce destilátů. Navíc bylo časově efektivní – celková doba implementace nepřesáhla dva týdny. Aktuální řešení se vyznačuje vysokou stabilitou a funguje bezproblémově bez nutnosti častých zásahů ze strany poskytovatele. Tento přístup umožňuje rychle a bez komplikací reagovat na individuální požadavky klientů, například při změnách formátů nebo integraci nových partnerů.

Jaké má společnost RUDOLF JELÍNEK plány budoucího rozvoje EDI komunikace? „Naším cílem je postupně nahradit papírovou formu výměny dokladů elektronickým řešením u co největšího počtu našich odběratelů,“ odpovídá Stanislav Brhel. „Zároveň plánujeme zavedení EDI komunikace i ve vstupních logistických procesech, konkrétně při naskladňování materiálu do nově budovaného skladu materiálně-technického zabezpečení. V této souvislosti zvažujeme implementaci zprávy RECADV, která by nám umožnila efektivnější potvrzování příjmu zboží.“