Formát ISDOC je určený pro bezpapírové řešení elektronické fakturace. Používá se ve službách, kde se fakturuje na základě rámcových smluv, a není třeba fakturu vázat na jiné doklady. Oproti jiným standardům (např. EDI) není ISDOC plně harmonizovaný s celým obchodním procesem, a proto se využívá spíše pro faktury režijní než zbožové.
Nejvýraznější změnou, kterou ISDOC zaznamenal, je doplnění datové vrstvy ISDOC do PDF formátu dokladu. Fakturu lze ihned zobrazit v PDF náhledu. Novinka však může vést ke komplikacím. Kvůli PDF náhledu se nyní doklady duplikují: Vždy vzniká jeden datový soubor a jeden PDF soubor. To je zásadní rozdíl oproti samotnému ISDOC nebo třeba proti standardu EDI. Nelze vyloučit, že údaje v souborech se budou lišit (např. v metadatech) a pro příjemce nebude možné jednoznačně rozpoznat, který soubor je původní, se správnými daty. V informačních systémech se mnohdy některé údaje dopočítávají, např. vlivem zaokrouhlení může být údaj na PDF faktuře uveden jinak než v datové struktuře ISDOC.
Pro menší podnikatele
„Aby nedocházelo k nejasnostem, doporučujeme, aby se vždy obě strany předem domluvily, co bude při jejich komunikaci originál, zda PDF nebo ISDOC,“ říká solution architect společnosti GRiT David Reichel. „Pokud budete jako příjemce zpracovávat strukturovaná data z ISDOC, měl by být v dohodě o užívání elektronických faktur uveden právě ISDOC.“
Formát ISDOC je zdarma. Je vhodný zejména pro menší podnikatele, kterým usnadňuje zavádění bezpapírové komunikace a může znamenat zajímavý doplněk pro řešení, která zpracovávají a schvalují faktury. Eliminuje nutnost používání systémů pro vytěžování faktur, které mají stále určitou chybovost a současně zvyšují náklady na „umělou digitalizaci“.
„Vždy je lepší pracovat s digitální fakturou, která byla už vystavena v digitálním formátu, než ji za zbytečné náklady a s rizikem chybovosti digitalizovat až na své straně. ISDOC pomáhá k tomu, aby byla digitalizace pro tuzemské uživatele dostupnější a spolehlivější,“ doplňuje David Reichel.
ISDOC vs. ostatní standardy
Středně velcí dodavatelé sahají spíše po standardním EDI. V oblasti retailu a logistiky je nejrozšířenější verze EANCOM, která je vyvíjena a spravována mezinárodní standardizační organizací GS1. EANCOM je využíván i v Česku díky národním subsetům připravovaným pod dohledem sdružení GS1 Czech Republic. Jeho ředitelka Pavla Cihlářová k tomu dodává: „GS1 EANCOM® je stále nejpreferovanějším standardem mezi obchodními řetězci a jejich dodavateli zejména proto, že umožňuje automatizované zpracování velkého množství obchodních dokladů různého typu. To také odlišuje tento komunikační standard od ISDOC, který je vhodný pouze pro zasílání faktur, a to ještě spíše v jednotkách kusů. Proto se domnívám, že tyto nástroje nelze srovnávat. Jsou totiž určeny pro rozdílné komunity uživatelů.“
Milan Mikula, solution manager EDITEL CZ, upozorňuje na problematickou implementaci českého formátu pro nadnárodní společnosti: „U nadnárodních společností, které mají často své ERP systémy centralizovány v zahraničí, bývá výrazně snazší implementovat či rozšířit svá standardní EDI řešení o české národní subsety zpráv. Implementace lokálních formátů typu ISDOC bývá pro tyto společnosti problematická, i když ISDOC může být užitečný např. pro zpracování režijních faktur, kde poskytuje zajímavé benefity.“ Podle Davida Reichela pro větší firmy zajistí řádově větší benefity vyspělejší standard EDI. „Díky provázanosti na celý obchodní proces v něm pošlou standardizované objednávky, dodací listy nebo příjemky. U ISDOC musí také zatím stále probíhat kontrola, a nejde tedy o plnou automatizaci,“ uzavírá David Reichel.