Nemocnice St. James v Dublinu automatizovala nákup zdravotnických prostředků. Plně odstranila papírovou dokumentaci a zbytečné náklady na skladové hospodářství.
V jednom z největších zdravotnických zařízení v Irsku schválili před časem projekt, jehož cílem bylo plně digitalizovat proces nákupu zdravotnického materiálu. Řešení mělo nahradit papírové dokumenty elektronickými a informačně propojit klinické a ekonomické procesy nemocnice. Předpokladem pro zavedení elektronické komunikace byl přechod na standardní identifikaci všech produktů pomocí GTIN tak, aby byla zajištěna jejich jednoznačnost a nezaměnitelnost v rámci EDI komunikace. Zároveň byla v nemocnici provedena identifikace interních prostor s využitím GLN, aby bylo možno zajistit sledovatelnost a automatizovat interní logistické procesy. Oba tyto úkoly byly předmětem předchozích fází projektu.
Celý projekt vlastně začal již před několika lety na oddělení hematologie. Pokračoval řešením sledovatelnosti chirurgických nástrojů, které bylo realizováno na základě požadavků irské agentury veřejné zdravotní péče HSE. Obě tato řešení s využitím standardu GS1 se stala vzorem pro obdobné projekty na britských ostrovech i v kontinentální Evropě. Logicky navazujícím krokem bylo pro nemocnici zavedení elektronické výměny dat s dodavateli zdravotnických prostředků.
Snižování administrativní zátěže
Kontrola faktur, objednávek a dodacích listů dělá vrásky všem zdravotnickým zařízením nejen v Irsku, veřejným i soukromým. Manuální proces s sebou nese vysoké riziko chybovosti a je časově velice náročný. A právě neúměrná zátěž personálu spolu se snahou o zvýšení bezpečnosti pacientů i celkové efektivity provozu byla hlavní motivací k přechodu na bezpapírovou komunikaci. Nemocnice St. James tentokrát nemusela budovat systém na zelené louce. Eliminaci papírových dokumentů z procesu nákupu před nedávnem řešila pracovní skupina při ministerstvu zdravotnictví v Austrálii, která vytvořila koncept na bázi standardů GS1. Model obstál v reálném provozu a nemocnice ho využila při tvorbě vlastního řešení elektronického nákupu.
Národní katalog produktů pro zdravotnictví
Dublinská nemocnice ve spolupráci se svými nejvýznamnějšími dodavateli (Cruinn Diagnostics, Fannin / DCC Vital a Johnson and Johnson) implementovala řešení elektronizace nákupu s využitím standardů GS1. Pro správu kmenových dat od dodavatelů byla vytvořena datová věta, která obsahuje nezbytné minimum dat potřebných k efektivnímu řízení nákupu. Jde zejména o obchodní název, značku, popis produktu a jeho hierarchii balení atd. Kmenová data dodavatelů byla namapována do dohodnutého minimálního datového souboru, který zahrnoval mj. název značky, popis produktu, hierarchii balení atd. Tato data dodavatel uložil do irského národního katalogu produktů, kde byla nemocnici zpřístupněna ke kontrole a pro import do informačního systému. Ve druhé fázi byly implementovány čtyři standardní elektronické zprávy potřebné pro realizaci nákupu.
Dva kroky pro zavedení EDI
1) Identifikace produktů a harmonizace kmenových dat
Zavedení standardní identifikace produktů všemi dodavateli zdravotnických prostředků bylo prvním klíčovým požadavkem.
Souběžně proběhla kontrola produktových dat a jejich harmonizace. Zvládnutím této fáze bylo zajištěno, že nemocnice a všichni její dodavatelé pracují s totožnými kmenovými daty o produktech.
2) Standardizace elektronického nákupu
Ve druhém kroku byly papírové dokumenty nahrazeny elektronickými zprávami pro výměnu transakčních dat mezi nemocnicí a dodavateli. Všechny zprávy jsou vyměňovány prostřednictvím EDI providera ve standardním formátu GS1 XML. Za poskytovatele byla vybrána společnost Atlas Products; vytvořením EDI zpráv byla pověřena GS1 Ireland.