Bez přesné komunikace o objednaných, doručených a fakturovaných produktech dodavatelské řetězce nefungují. Platí to samozřejmě i pro sektor zdravotnictví, kde chyby v komunikaci mohou vest k ohrožení dostupnosti potřebných zdravotnických prostředků a léčiv.
Pro zajištění efektivity a přesnosti dodávek od výrobce k pacientovi je nutné, aby si všechny zainteresované strany vyměňovaly přesné obchodní informace. Optimální řešení pro sdílení transakčních dat nabízí standardní EDI komunikace. Využívání elektronických zpráv objednávka (ORDERS), dodací list (DESADV), faktura (INVOIC), případně příjemka (RECADV) přináší významnou úsporu nákladů, času a zamezení chybovosti vznikající při přepisu dat. EDI komunikace obecně přispívá k lepší přehlednosti datových toků.
Objednávka
Proces začíná vygenerováním objednávky. Naskenováním čárového kódu produktu odběratel (nemocnice) vytvoří záznam o pohybu položky na skladě (např. vydání do spotřeby na oddělení nebo prodej v lékárně). Pokud zásoba daného produktu na skladě klesne pod stanovenou úroveň, nemocniční systém vygeneruje objednávku a zašle ji dodavateli prostřednictvím EDI zprávy. Objednávka je přijata informačním systémem dodavatele, jenž vygeneruje potvrzení objednávky. Poté dodavatel připraví zboží k odeslání. Skladník naskenuje kódy z kartonů s připravenými produkty, systém vygeneruje dodací list a odešle ho odběrateli. Informační systém může současně vystavit také přepravní instrukce pro přepravce.
Dodací list
Dodací list obsahuje informace o odesílaných položkách a informační systém dodavatele jej automaticky zasílá odběrateli. Přepravce dodací list nevidí; zásilku identifikuje pomocí přiděleného SSCC kódu. Zdravotnické zařízení obdrží dodací list ještě před dodáním zásilky a připraví se na přejímku. Přiřadí dodanému zboží skladovou pozici a zaeviduje povinná data pro účely sledovatelnosti. Když zásilka dorazí, pracovník naskenuje kódy, systém ověří data přijatého zboží a do-dacího listu a porovná ho s objednávkou. Produkty, které jsou poškozené nebo které nedorazily, jsou identifikovány a zamítnuty. Informační systém odběratele následně vygeneruje příjemku a zašle ji dodavateli.
Faktura
Dodavatel vygeneruje fakturu, která může být založena na objednávce, dodacím listu nebo příjemce. Odběratel produkty umístí na vyhrazené místo ve skladu. Ve chvíli, kdy je product odebrán do spotřeby, naskenuje se čárový kód, sníží se zásoba ve skladu a při dosažení určeného minimálního stavu položky se automaticky vygeneruje další elektronická objednávka. Při použití produktu k léčbě konkrétního pacienta je možné naskenovanou identifikaci přenést do zdravotních záznamů pacienta.
Kontrolní zprávy
Přínos EDI spočívá take ve výměně kontrolních zpráv, které partnerům umožňují sledovat stav zpráv základních. Díky nim má uživatel přesný přehled, v jakém stavu se nachází daná objednávka, dodací list nebo faktura, zda se u zprávy vyskytla nějaká chyba – ať faktická nebo technická (zapříčiněná chybným přenosem) – a kdy dojde k jejímu finálnímu zpracování.