Efektivní skladové hospodářství znamená pro zdravotnická zařízení bez ohledu na to, zda jsou veřejná nebo soukromá, vždy obtížný a jen těžko plně dosažitelný cíl. Nejinak tomu bylo v případě nemocnic veřejného systému NHS v severozápadní Anglii, ve kterých se objednávky a dodávky zdravotnického materiálu dříve zpracovávaly ručně.
Trojice poskytovatelů zdravotní péče (Blackpool Teaching Hospitals, Lancashire Teaching Hospitals a East Lancashire Hospitals) se proto rozhodla centralizovat nákupy a řízení zásob. Společně založili zastřešující organizaci, která měla využívat standardizované procesy pro zajištění dodávek léčivých přípravků a zdravotnických prostředků. Lancashire Procurement Cluster (LPC) zavedl IT systém řízení zásob pro zefektivnění logistických toků, obsluhující komplex několika desítek klinik a samostatných pracovišť.
Vysoká odpovědnost a vytížení sester
Před zavedením nového systému bylo řízení zásob ve všech sdružených zařízeních do značné míry závislé na ručním zpracování. Za daný proces odpovídaly staniční sestry, které kontrolovaly stav zásob pro příslušná oddělení. To je přirozeně odvádělo od péče o pacienty. Dále existovalo riziko chybovosti, způsobené vstupem lidského faktoru při manuální evidenci.
Řízení zásob a skladovací procesy nebyly centralizované. Zdravotnický personál přebíral dodávky zdravotnického materiálu přímo od dodavatele a vytvářel si vlastní nezávislé skladové zásoby bez spolehlivého sledování objemu prostředků a dat exspirace. Navržená centralizace procesů měla definovány hlavní cíle: standardizovat řízení zásob, zlepšit vysledovatelnost produktů, zlepšit provozní efektivitu, snížit vytížení personálu neproduktivní činností.
Centralizace byla nemyslitelná bez jednotného informačního systému pro řízení zásob. K jeho vytvoření vedení clusteru přizvalo odborníky z GS1 UK, kteří zaváděli obdobná řešení na bázi standardů GS1 již v několika britských nemocnicích. GS1 UK dlouhodobě s NHS rozvíjí program Scan4Safety a implementace projektu pro LPC byla logickým pokračováním spolupráce.
Projekt krok za krokem
Komplexní projekt vyžadoval úzkou kooperaci vedoucích pracovníků nemocnice s řešiteli z GS1 UK ve speciální pracovní skupině. Nemocnici v ní reprezentovali finanční ředitel LPC, primáři, odborníci na interní nemocniční procesy, nákup a kvalitu. A samozřejmě pracovníci IT oddělení. Pracovní skupina vytvořila strategii přechodu na automatizované skladové hospodářství (řešení IMS, Inventory Management System) a revize souvisejících procesů. Navržený koncept byl následně otestován v pilotní implementaci na vybraném oddělení.
Princip fungování systému
1)
Každý produkt je v systému řízení zásob jednoznačně identifikován pomocí čísla GTIN. Podle požadavků konkrétního oddělení má nastavenou minimální úroveň zásob pro doobjednání.
2)
Jakmile úroveň zásob klesne pod nastavené minimum, systém realizuje automatickou objednávku.
3)
Naskenováním čárového kódu GS1 z produktu jsou prostředky automaticky odepisovány z interního skladového systému. Systém je zároveň přiřadí podle globálního lokalizačního čísla GLN na určité oddělení a ke konkrétnímu pacientovi, k jehož léčbě mají být použity.
4)
Všechny zdravotnické prostředky a léčivé přípravky jsou pacientům přiřazovány prostřednictvím globálního relačního čísla služeb – příjemce (GSRN, Global Service Relation Number) zakódovaného do 2D kódu GS1 DataMatrix na náramku pacienta. Při spotřebování produktu dochází k automatickému doplnění zásob z centrálního skladu.
5)
Dodané položky jsou na příjmu načtením čárových kódů GS1 zaevidovány do systému. Stav zásob je aktualizován.
6)
Řešení na pravidelné denní a měsíční bázi generuje report o stavu zásob. V něm jsou zvýrazněny položky blížící se stanovenému minimu. Dokument slouží k analýzám a optimalizaci využití produktů a s nimi spojených nákladů. Jednotlivé položky se upravují tak, aby nebyly objednávány v nadbytečném množství.
7)
Pokud nemocnice obdrží od národního regulátora upozornění na problematický produkt a požadavek na jeho stažení, automaticky ho vyhledá až na úroveň pacientů pomocí identifikace GSRN popsané v bodě 4.
Hlavní výzvy projektu
