Pro příjem dodávek je EDI naprosto zásadní. Jakmile distributor obdrží avízo o dodávce, okamžitě získá přehled o tom, jaké zboží k němu míří. To mu umožňuje předpovídat příjem a lépe plánovat kapacity ve skladech i rampách, dedikovat pracovníky a manipulační techniku. Přijaté informace se automaticky propojují se systémem řízení závozových oken (tzv. TMS, Transport Management System), který určuje, kdy a kam který kamion přiveze zboží. „Díky propojení EDI s TMS dopředu víme, jaký druh léčiv přijede. Zda jde o běžné zboží v ambientním režimu (15–25 °C), chladové zboží (2–8 °C) nebo např. o opiátové přípravky, které vyžadují přísně hlídaný bezpečnostní režim,“ říká Miroslav Králík.
Výrazné zkrácení kontrol a evidencí
Vysoká dostupnost dále závisí na kvalitě souběžných procesů během příjmu. Jakmile kamion přiveze zboží, dodávka prochází sérií kontrol, od správnosti dokladů po ověření šarží a kvality. „Před zavedením elektronické výměny dat kontroly trvaly i více než den. Doklady jsme ověřovali ručně, doslova s pravítkem řádek po řádku, jestli sedí ceny, DPH a všechny údaje.
Dnes, pokud máme s dodavatelem plně digitalizovanou komunikaci přes EDI, trvá celý proces desítky minut,“ prozrazuje Miroslav Králík. Objem ruční kontroly se tak zavedením EDI s partnerem snižuje přibližně o 95 %. Systém navíc automaticky vyhodnocuje chyby a upozorní na nesrovnalosti. Snížení administrativy a chybovosti vnímá Miroslav Králík jako výraznou konkurenční výhodu. „V mnoha firmách se stále přepisují papírové doklady do systémů ručně, což je nejen zdlouhavé, ale i rizikové. Každá chyba může znamenat komplikace v distribuci nebo případné sankce od kontrolních orgánů, zejména od SÚKLu, který chyby opravdu netoleruje.“ Dodejme, že velkou výhodou je digitalizovaný archiv. „Dřív jsme měli v Ševětíně velký sklad plný šanonů. Administrativa s tím spojená byla velmi zdlouhavá a komplikovaná z důvodu zajištění provozu tohoto archivu,“ vrací se do minulosti manažer. „Dnes doklady uchováváme elektronicky a dohledání například pro kontrolu SÚKL trvá pár vteřin. Navíc díky EDI dokážeme lépe kontrolovat šarže, exspirace a správnost dat.“
Síť DC jako jeden sklad
Nyní je léčivý přípravek přijat, ověřen, naskladněn v jednom z pěti distribučních center, zaevidován v systému a dostupný pro odběratele. Jeho pouť do lékárny a k pacientovi může začít. Úspěch této třetí etapy opět závisí na digitalizaci a účinném sdílení dat. Největší DC společnosti Phoenix drží zásobu až 35 000 položek.
V menších regionálních skladech je to podle lokality zhruba 12 až 18 tisíc produktů. Rychlá realizace objednávek z lékáren je nemyslitelná bez centralizace skladového hospodářství, které pracuje s celou sítí DC jako s jedním celkem. „Dříve bylo běžné, že systém ukazoval dostupnost zvlášť pro každé DC. Zákazník viděl, že konkrétní přípravek mají v Brně, a v Praze nikoli. Dnes to funguje úplně jinak. Když si například lékárna v Karlových Varech objedná léčivo, které je momentálně fyzicky skladem třeba v Ostravě, systém to automaticky vyhodnotí a spustí proces přesunu zboží,“ uvádí příklad Miroslav Králík. Společnost garantuje dodání do 48 hodin, i kdyby bylo nutné lék transportovat na druhý konec země.
Pharma: v EDI stále rezervy
Pro čtenáře bude možná překvapivé, že přes nesporné, doslova rozdílové výhody elektronické výměny dat ve farmaceutickém odvětví nedosahuje penetrace EDI v tomto sektoru úrovně známé např. z maloobchodu a FMCG. Proto se Miroslav Králík se svými kolegy i EDI providerem snaží partnery přesvědčovat, aby přešli na elektronickou výměnu dokladů. „Vysvětlujeme, že z EDI těží obě strany. Výrobci i distributoři chtějí, aby se jejich produkty co nejrychleji dostaly až ke koncovému zákazníkovi – pacientovi, a právě EDI ten proces výrazně zrychluje.“ Budoucnost elektronické komunikace ve farmacii je podle něj naprosto jednoznačná. Digitalizace dokladů je cesta, kterou se obor musí vydat, neboť množství dat a statistik požadovaných regulátory je enormní.
Stále však panuje představa, že EDI je složité a náročné na implementaci, která, jak se některé firmy obávají, zasáhne do jejich interních procesů. „Ve spolupráci s GRiT ale nabízíme dvě varianty řešení. První je plná integrace – ta je vhodná pro větší partnery, kteří mají vlastní ERP systémy,” říká Miroslav Králík s tím, že GRiT pomáhá s napojením přes datové můstky a překladače tak, aby si jejich systém dokázal s EDI zprávami poradit bez nutnosti zásahu lidí. „Druhou variantou je webEDI, které je ideální pro menší dodavatele. Tam se doklady spravují jednoduše přes webové rozhraní, takže není nutná žádná technická integrace ani velké investice,“ doplňuje ho David Reichel.
Na závěr doplňme, že distributor studuje benefity dalších zpráv, které by zařadil do EDI portfolia. Jde o elektronické potvrzení objednávky ORDRSP ze strany lékáren. Management společnosti PHOENIX dále uvažuje o využívání zprávy DESADV s SSCC kódy. Pro ještě větší automatizaci zpracování faktur má lékárenský velkoobchod v hledáčku zprávy APERAK (potvrzení o převzetí zprávy aplikací), COMDS (obchodní námitku) i RETANN (vratku) nebo RECADV (příjemku).
Představujeme